Success Story: Wie die AWO mit der lunchlist® den Kantinen-Bestellprozess digitalisierte

AWO stand vor der Aufgabe, den Bestellvorgang für die interne Mitarbeiterkantine zu modernisieren. Ursprünglich wurde zur Vorbestellung ein öffentlich zugängliches Terminbuchungssystem eingesetzt, das während der Corona-Pandemie eingeführt wurde. Dieses System war zwar schnell verfügbar, brachte aber erhebliche Nachteile mit sich:

  • Keine Benutzerauthentifizierung
  • Hoher manueller Aufwand bei der monatlichen Abrechnung
  • Fehleranfälligkeit (bspw. durch Rechtschreibfehler)
  • Eingeschränkte Flexibilität bei kurzfristigen Bestellungen
  • und viele mehr

Das Ziel war klar: Ein sicheres, effizientes und benutzerfreundliches Vorbestellsystem, das den administrativen Aufwand minimiert und gleichzeitig den Komfort für die Mitarbeitenden erhöht.

Die Lösung: Einführung der lunchlist®

Mit der Einführung der lunchlist® gelang der AWO ein Quantensprung in der Digitalisierung des Kantinenprozesses. Das cloudbasierte System bietet eine Vielzahl an Funktionen, die exakt auf die Bedürfnisse der Organisation zugeschnitten sind:

  • Intuitive Bestellung: Mitarbeitende können ihre Bestellungen bequem bis zum Erreichen der konfigurierten Bestellfrist über Browser oder App (iOS & Android) aufgeben oder stornieren
  • Einfache Auswahl: Neben einem Salatteller stehen täglich mehrere Menüs (für Fleisch- und vegetarische Gerichte) zur Verfügung. Der Speiseplan wird als PDF bereitgestellt
  • Flexible Abwicklung: Abholung in der Kantine, Lieferung auf Station oder Verzehr in der Mitarbeiterkantine – mit unterschiedlichen Fristen
  • Automatisierte Bestellübersicht: Nach Erreichen der Bestellfristen wird automatisch eine Bestellliste (PDF) per E-Mail an das Kantinenteam verschickt
  • Schnelle Essensausgabe: Im Ausgabemodul sind offene und abgeholte Bestellungen auf einen Blick sichtbar

Innovative Ausgabe per QR-Code

Statt Bestätigungs-E-Mails zeigen Mitarbeitende ihren persönlichen QR-Code am Ausgabeterminal vor. Nach dem Scannen werden die tagesaktuellen Bestellungen angezeigt und automatisch abgemeldet – für reibungslosen Ablauf auch bei hohem Andrang. Der QR-Code ist in App und Browser verfügbar und kann ausgedruckt werden. Nachbestellungen sind vor Ort möglich.

Effiziente Abrechnung und Transparenz

Jeder Mitarbeitende hat über die Bestellhistorie im Web und den Apps jederzeit Einblick in Bestellungen und Kosten. Die monatliche Abrechnung erfolgt automatisiert über eine exportierbare Abrechnungsdatei, die die Lohnbuchhaltung importieren kann.

Fazit: Ein voller Erfolg

Mit der lunchlist® hat die AWO den Bestell- und Abrechnungsprozess nachhaltig digitalisiert. Das System überzeugt durch Benutzerfreundlichkeit, Effizienz und Flexibilität – für zufriedene Mitarbeitende und entlastete Verwaltung.