Success Story: Zwei Standorte, ein System: Dr. Wolff digitalisiert seine Kantinen mit lunchlist®

Die Dr. Wolff Group digitalisierte ihre Kantinenprozesse an den Standorten Stadtheiderstraße und Johanneswerkstraße mit der lunchlist® – effizientere Bestell-, Ausgabe- und Abrechnungsabläufe bei hoher Nutzerakzeptanz. Go-Live im Mai 2024 nach Pilotphase, CSV-Exporten und REST-Schnittstellen-Aufbau.

Ausgangslage und Ziele

Ziel: Vereinheitlichung über zwei Kantinen, Minimierung manueller Arbeitsschritte, Integration in HR-/Abrechnungssysteme. Verbessertes Reporting, Transparenz und Self-Service für Mitarbeitende und Küche – mobil und web-basiert.

Projektverlauf in Etappen

Start mit CSV-Formaten für Benutzer-/Abrechnungsdaten, Admin-Schulungen, Testphase. Produktivstart Mai 2024 mit Abholslots, Bestellfristen und Hardware (Terminals/Tablets, RFID-Leser).

  • Einheitliche Bestellfrist: Bis 08:00 am selben Tag + Abholzeit-Slots je Standort
  • Datenvorhaltung: 15 Monate für Auswertungen und Revision
  • Produktbestandteile: Rezeptur-Funktion + Kaffee als 0€-Produkt

Unterschiedliche Standortprozesse

  • Stadtheiderstraße: Vorbestellung verpflichtend, automatisierte Bestelllisten, RFID-Ausgabe mit Bestätigung
  • Johanneswerkstraße: Vorbestellung optional, Selbstbedienung, Nachbestellung am Terminal möglich

Gäste- und Leiharbeiterprozess

Gäste mit anonymer RFID-Chipnutzung und zentraler Kostenübernahme. Leiharbeiter an Johanneswerkstraße erhalten manuelle Voucher außerhalb der lunchlist®-Integration.

Technik und Schnittstellen

CSV-Import/Export → REST-Schnittstellen für nächtliche Benutzerabgleiche und monatliche Abrechnungen. 2FA-Sicherheit und automatisierte Willkommens-E-Mails mit Passwort.

Hardware und Ausgabe-Setup

Dr. Wolff-Tablets/Terminals + lunchlist® RFID-Lesegeräte. Zwei Monitore pro Kantine zeigen Bestellungen nach Chip-Auflage für Küche und Abholende.

Reporting und Transparenz

Verkaufsstatistiken, Bestellübersichten und Abhol-Journal als tabellarische Exports für vollständige Nachvollziehbarkeit.

Ergebnisse und Nutzen

  • Reduzierte Aufwände in Küche, HR und Abrechnung durch digitale End-to-End-Prozesse
  • Höhere Planungssicherheit durch Vorbestellungen, Abholslots und Live-RFID-Ausgabe
  • Bessere Governance durch Datenvorhaltung, Reporting und transparente Exporte