Das können Mitarbeitende bestellen und verwalten
Mitarbeitende sehen hier, was die Kantine anbietet, bestellen ihr Essen und behalten den Überblick über alles, was sie bestellt haben – am PC, im Browser oder mit der App auf dem Smartphone.
Die Bestellung ist bewusst einfach gehalten. Alles, was im Alltag gebraucht wird, steckt in einer klaren und intuitiven Oberfläche.
- Den Speiseplan mit Preisen, Allergenen, Zusatzstoffen, Symbolen und Produktbildern ansehen
- Gerichte in wenigen Klicks bestellen
- Eigene Bestellungen jederzeit einsehen
- Bestellungen bis zur Bestellfrist ändern und stornieren
- Anmerkungen oder Extras angeben, z. B. große Portion oder Dessert
- Infos und Ankündigungen der Kantine lesen
- Profildaten eigenständig ändern, z. B. E-Mail-Adresse, Passwort und SEPA-Bankverbindung, auf Wunsch aber auch zentral verwalten
- Im Kiosk-Modus selbstständig am Terminal bestellen
Browser oder App?
Beides führt zum selben Ergebnis. Im Browser bestellen Mitarbeitende bequem am großen Bildschirm, ganz ohne Installation. Die App begleitet sie auf dem Smartphone. Bei Bedarf erhalten Mitarbeitende Push-Nachrichten, zum Beispiel eine Erinnerung kurz vor der Bestellfrist oder bei einem neuen Speiseplan. Weder IT-Kenntnisse noch besondere Hardware sind nötig, ein Browser oder ein Smartphone genügt.
Wie erhalten Mitarbeitende ihren Zugang?
Der Zugang wird vom Betrieb eingerichtet, alternativ steht die Registrierung zur Verfügung, mit der sich Mitarbeitende selbst anmelden. Mit ihren Zugangsdaten bestellen sie im Browser und in der App. Weitere Informationen zu den Zugängen findest du in der Administration.
Bestellfrist: Bestellen, ändern, stornieren
Jede Bestellung hat eine Bestellfrist. Bis zur Bestellfrist können Mitarbeitende bestellen, ihre Bestellung ändern bzw. wieder stornieren. Das ist praktisch, wenn sich der Tag verschiebt, jemand kurzfristig doch nicht in der Kantine ist oder sich für ein anderes Gericht entscheidet.
Welche Frist für ein Gericht gilt, sehen Mitarbeitende direkt bei der Bestellung. Nach Ablauf der Frist sind Änderungen nur noch für die Administration möglich. Wie Fristen festgelegt werden, steht auf der Seite Administration.
Speiseplan, Allergene, Zusatzstoffe und Nährwerte
Der Speiseplan ist vollständig digital. Zu jedem Gericht sehen Mitarbeitende den Preis sowie die hinterlegten Allergene, Zusatzstoffe und Nährwerte. Wer auf bestimmte Inhaltsstoffe achten muss, erkennt deshalb schon vor der Bestellung, was infrage kommt. Nachfragen an der Ausgabe sind nicht nötig. Symbole am Gericht machen das auf einen Blick noch deutlicher.
Der Speiseplan zeigt beispielsweise auch vegetarische und vegane Alternativen, saisonale Angebote und Extras. Änderungen am Angebot erscheinen automatisch im Browser und in der App. Durch Filtermöglichkeiten lassen sich Produkte z. B. nach Kategorien oder Lieferanten einschränken.
Zuschüsse und Kosten im Blick
Gibt es im Betrieb einen Essenszuschuss, wird er bereits bei der Bestellung automatisch verrechnet. Mitarbeitende müssen nichts ausrechnen und nichts beantragen.
In der Bestellhistorie sehen Mitarbeitende jederzeit, was sie bestellt haben und was sie dafür tatsächlich zahlen. Das schafft Transparenz und spart Rückfragen.
Bargeldlos bezahlen
Bezahlt wird bargeldlos. Welcher Weg gilt, hängt vom Abrechnungsmodell des Betriebs ab. Entweder werden die Kosten über die Gehaltsabrechnung abgezogen oder per SEPA-Lastschrift eingezogen. Beide Möglichkeiten stehen zur Verfügung.
Bei der SEPA-Lastschrift tragen Mitarbeitende ihre Bankverbindung selbst im Profil ein und können sie dort auch jederzeit aktualisieren. Beim Gehaltsabzug müssen sie nichts hinterlegen, die Kosten laufen über die Lohnbuchhaltung. Mehr dazu im Beitrag Gehalt oder SEPA-Lastschrift.
Infos an die Mitarbeitenden
Aktionen, geänderte Öffnungszeiten, ein neuer Speiseplan oder andere Neuigkeiten der Kantine erscheinen direkt in der Anwendung. Mitarbeitende erfahren es dort, wo sie ohnehin bestellen, ohne Aushänge oder Rundmails.
Zusätzlich kommen die Informationen per E-Mail oder in der App als Push-Nachricht auf das Smartphone. So erreichen wichtige Hinweise die Mitarbeitenden auch, wenn die App gerade nicht geöffnet ist.
Das Profil der Mitarbeitenden
Im Profil verwalten Mitarbeitende ihre persönlichen Daten selbst. Sie ändern Namen, E-Mail-Adresse und Passwort, hinterlegen bei SEPA-Lastschrift ihre Bankverbindung und halten alles stets aktuell. Für kleine Änderungen brauchen sie weder die Administration noch ein Formular.
Das spart auch der Administration Arbeit: Weniger Rückfragen, weniger Nacherfassung, weniger Fehler. Die Daten liegen dabei im eigenen Zugang und sind für andere Mitarbeitende nicht sichtbar. Die Verwaltung kann aber natürlich auch zentral erfolgen, dann sind Änderungen durch die Mitarbeitenden nicht möglich.
Mehrere Standorte und Schichten
Bei mehreren Standorten oder Schichten sehen Mitarbeitende in der Bestellung immer das Angebot, das für sie gilt, mit den passenden Preisen und Bestellfristen.
Für Unternehmen und Caterer bedeutet das: Ein System, mehrere Betriebe, aber klar getrennt. Für Mitarbeitende bleibt die Bestellung dabei immer gleich einfach.
Wer sieht welche Daten?
lunchlist® arbeitet mit klaren Rollen und Rechten. Mitarbeitende sehen ihre eigenen Bestellungen, ihr Profil und die Informationen ihrer Kantine. Bestellungen und Daten anderer Personen bleiben unsichtbar, die Administration sieht nur das, was sie für ihre Aufgabe braucht.
Alle Daten liegen in deutschen Rechenzentren, die Verbindung zwischen App, Browser und Server ist verschlüsselt. Mehr zu Sicherheit und Datenschutz steht auf der Seite Sicherheit & Datenschutz.
Und für Gäste?
Gäste, Besucher und Lieferanten brauchen keinen eigenen Zugang. Mitarbeitende erfassen ihre Mahlzeiten über die Bewirtung. Dabei lassen sich zum Beispiel Name, Firma, Ankunftszeit oder besondere Wünsche wie Allergien hinterlegen.