Häufige Fragen.

lunchlist^® ist ein führender Anbieter webbasierter Software, mit der du Mahlzeiten in Betriebskantinen oder durch Caterer bestellen, ausgeben und abrechnen kannst. Mitarbeitende bestellen ihr Essen im Browser oder in der App, die Küche erhält die Bestelllisten und die Abrechnung läuft digital – alles in einem System.

Seit 2016 unterstützt lunchlist^® Unternehmen jeder Größe in der DACH-Region, in Luxemburg, Tschechien, Italien und darüber hinaus bei der digitalen Verpflegung. Über 400 Unternehmen setzen es bereits ein. Mehr als 100.000 Benutzer haben darüber bereits über 20 Millionen Bestellungen aufgegeben. Die Software ist für Betriebskantinen und Caterer gedacht, vom kleinen Unternehmen bis zum Konzern.

lunchlist^® deckt Bestellung, Ausgabe, Bewirtung und Abrechnung in einer Lösung ab, nutzbar im Browser und per App. Sie läuft als Cloud-Lösung ohne eigene Server, spezielle Hardware ist optional. Seit 2016 gehen wir auf die Anforderungen unserer Kunden ein und erweitern den Funktionsumfang stetig. Sie ist kein Produkt von der Stange: Individuelle Anpassungen und Programmierungen sind möglich. Du hast einen direkten Ansprechpartner und kurze Wege zu uns.

Für dich als Betreiber laufen Bestellungen, Zuschussverrechnung und Abrechnung automatisiert: Mitarbeitende bestellen bis zur Bestellfrist, danach geht die Bestellung automatisch an Küche oder Caterer. Du sparst Verwaltungsaufwand und damit Kosten – wie viel, zeigt der Preisrechner. Durch die Vorbestellung weiß die Küche vorher, wie viele Portionen gebraucht werden, das senkt die Lebensmittelverschwendung (mehr dazu im Blog). Für Mitarbeitende wird vieles einfacher und transparenter: Sie bestellen im Browser oder in der App, sehen Speiseplan, Allergene und Bestellhistorie mit Kosten und ändern bzw. stornieren ihre Bestellung bis zur Bestellfrist selbst.

Der Standardumfang startet ab 99 € pro Monat für bis zu 100 Mitarbeitende und lässt sich 30 Tage kostenlos nutzen. Für individuelle Anforderungen gibt es das Enterprise-Paket, dessen Preis wir gemeinsam mit dir im Gespräch abstimmen. Alle Details findest du auf der Preisseite.

Einen ersten Eindruck bekommst du in der Übersicht der Eindrücke, auf der Seite Funktionen und in der Online-Demo, die ohne Anmeldung funktioniert und direkt einen Einblick gibt. Wenn du persönlich mehr wissen möchtest, melde dich über den Kontakt: Wir können gern telefonieren oder dir lunchlist^® in einer kostenlosen Webvorstellung zeigen. Auf Wunsch richten wir dir auch einen eigenen Zugang ein, passgenau auf deine Anforderungen zugeschnitten.

Die Online-Demo funktioniert ohne Anmeldung und gibt direkt einen Einblick, du findest sie auf der Demo-Seite. Sie funktioniert sowohl im Browser als auch in den Apps für iOS und Android, die Details dazu stehen auf der Demo-Seite. Es lassen sich auch die unterschiedlichen Ansichten wie Administration, Ausgabe und Bewirtung ansehen.

Ja. Wir richten dir einen Zugang ein, der voll auf deine Bedürfnisse konfiguriert ist, etwa mit deiner Corporate Identity, deinen Produkten und Einstellungen – inklusive der notwendigen Funktionen und App-Nutzung. Dafür gehen wir in Vorleistung und passen alles Notwendige an, du kannst den Zugang 30 Tage kostenlos mit deinen eigenen Mitarbeitenden nutzen. Wir sind überzeugt, dass lunchlist^® die richtige Lösung für dich ist.

Schon während der 30 Tage begleiten wir dich als Ansprechpartner. Danach setzen wir uns zusammen, gehen dein Feedback durch und nehmen auf Wunsch weitere Anpassungen vor. Wir sind überzeugt, dass lunchlist^® zu deinem Betrieb passt – und du entscheidest dann ganz in Ruhe, wie es weitergeht.

Dein Zugang wird am selben Tag bereitgestellt. Dank klarer Prozesse und Standard-Schnittstellen können wir lunchlist^® in der Regel innerhalb weniger Tage in deinem Unternehmen einführen.

Benutzer lassen sich per Excel oder CSV importieren oder automatisiert über eine Schnittstelle abgleichen. Sind bereits Produkte vorhanden, können auch diese importiert werden. Die Importe übernehmen wir auf Wunsch gern für dich. Auch bei organisatorischen Themen wie der Information der Mitarbeitenden helfen wir dir gern.

Ja. Neben der Dokumentation stellen wir dir das System in Webmeetings vor, bei Bedarf in mehreren Terminen und für unterschiedliche Personengruppen wie Kantine, Buchhaltung oder IT. Auch darüber hinaus stehen wir dir kurzfristig telefonisch oder per E-Mail zur Verfügung.

Nein, lunchlist^® ist eine vollwertige SaaS-Lösung (Software as a Service). Alle Daten, Prozesse und Updates laufen auf unseren Servern in Deutschland. Du brauchst nur einen Browser oder die Apps.

Nein. Du brauchst keine eigene IT-Infrastruktur oder spezielle Administration, alles läuft im Browser über unsere Cloud, inklusive Hosting auf Servern in Deutschland, ausgerichtet an der DSGVO. Speiseplan, Produkte und Benutzer pflegst du in der Administration, manuell oder automatisiert per Schnittstelle. Die Einführung dauert in der Regel nur wenige Tage und wir begleiten dich dabei. Falls optional Schnittstellen angebunden werden (z. B. automatische Synchronisierung von Benutzern aus dem Personalstamm), stimmen wir uns gerne mit deiner IT ab.

Ja, lunchlist^® wird kontinuierlich weiterentwickelt. Neue Funktionen, Verbesserungen und Sicherheits-Patches werden im Rahmen unseres internen Schwachstellenmonitorings identifiziert und ausgerollt – ohne zusätzlichen Aufwand für dich.

Der Support ist kostenlos, rund um die Uhr (24/7) telefonisch oder per E-Mail erreichbar und steht dir auch nach der Einführung zur Verfügung. Du sprichst dabei immer direkt mit einem Fachmann.

Der Speiseplan wird voll digital abgebildet. Zu jedem Produkt lassen sich Informationen wie Bilder, Allergene, Zusatzstoffe, Nährwerte und Symbole hinterlegen. Der Administrator pflegt Produkte und Verfügbarkeiten, die dann automatisch im Browser und in der App erscheinen. Mit dem Wochenplaner lässt sich der Speiseplan einfach konfigurieren. Je nach Konfiguration können Mitarbeitende beliebig weit im Voraus bestellen. Optional lässt sich der Speiseplan zusätzlich als PDF herunterladen.

Ja. Du kannst pro Tag mehrere Gerichte anbieten, zum Beispiel auch vegetarische und vegane Alternativen oder verschiedene Mahlzeiten wie Frühstück und Mittagessen. Mitarbeitende wählen im Speiseplan aus den Angeboten des Tages, Filtermöglichkeiten vereinfachen die Auswahl.

Ja. Als Betreiber pflegst du alles selbst in der Administration. Du kannst aber auch Zugänge für deine Lieferanten oder Caterer anlegen: Sie konfigurieren ihr Angebot dann eigenständig und du sparst Aufwand. Für Lieferanten oder Caterer lassen sich auch unterschiedliche Bestellfristen festlegen.

Ja. Im Mandantensystem von lunchlist^® legst du unterschiedliche Kunden an, stellst bestimmte Produkte nur für einzelne Kunden bereit und vergibst bei Bedarf auch unterschiedliche Preise. Die Einrichtung ist unkompliziert.

Die Kantine kann Informationen und Ankündigungen direkt in der Anwendung bereitstellen, zum Beispiel zu Aktionen. Mitarbeitende sehen sie im Browser und in der App. Zusätzlich sind Push-Nachrichten aufs Smartphone oder ein Hinweis per E-Mail möglich.

Mitarbeitende bestellen im Browser (PC oder mobiles Endgerät) oder in der App für iOS und Android. Die Bestellung ist einfach und intuitiv. Einen Eindruck bekommst du auf der Seite Bestellung.

Ja – bis zur individuell definierten Bestellfrist können Mitarbeitende ihre Bestellung ändern oder stornieren. Darüber hinaus sind viele weitere Varianten möglich, zum Beispiel die Übertragung einer Bestellung an andere Mitarbeitende oder die Erlaubnis zur Stornierung auch nach der Bestellfrist. Was für deinen Betrieb passt, besprechen wir gemeinsam mit dir. Administratoren können jederzeit Bestellungen ändern, stornieren und Nachbestellungen anlegen.

Ja. Mitarbeitende können alle ihre Bestellungen jederzeit selbst einsehen, sowohl in der App als auch im Browser. Das schafft Transparenz, auch für die Abrechnung.

Ja, externe wie interne Bewirtungen sind möglich. Geschäftspartner, Lieferanten oder Besucher benötigen keinen eigenen Zugang, Mitarbeitende erfassen ihre Mahlzeiten. Angaben wie Name, Firma, Kostenstelle oder besondere Wünsche (zum Beispiel Allergien, vegetarische oder vegane Optionen) lassen sich direkt mit erfassen. Alle Daten stehen anschließend in einem Export bereit, zum Beispiel für einen Bewirtungsbeleg.

Ja, lunchlist^® bietet diverse Optionen für Zuschüsse und Rabatte, beispielsweise prozentuale oder feste Essenszuschüsse sowie Sachbezugswert- oder Geldwerter-Vorteil-Modelle. Auch diverse Konfigurationen sind möglich, zum Beispiel ein Zuschuss nur für bestimmte Produktkategorien. Du bestimmst, für wen welche Zuschüsse gelten – und behältst die volle Transparenz. Dabei lassen sich die Zuschüsse für jede Benutzergruppe individuell festlegen: So erhalten zum Beispiel Auszubildende andere Zuschüsse oder externe Gäste keinen Rabatt. Der Zuschuss wird bei der Bestellung gespeichert und steht damit auch in Auswertung und Abrechnung zur Verfügung. Mehr dazu im Beitrag Essenszuschuss: Welches Modell passt?.

Ja. Bestellungen auf Vertrauensbasis ohne Bestellfrist sind möglich, zum Beispiel wenn sich Mitarbeitende spontan selbst bedienen.

Ja. Nach Ablauf der Bestellfrist kann automatisch eine Bestellliste als PDF oder Excel per E-Mail an Küche oder Caterer versendet werden. Die Bestellliste lässt sich individuell anpassen, beispielsweise mit einer Gesamtübersicht, zusätzlich auch mit einer Gruppierung nach Standorten oder einer Einzelaufstellung je Benutzer – alles ist möglich. Zusätzlich gibt es in der Administration einen Echtzeit-Überblick über alle eingehenden Bestellungen.

Die digitale Ausgabe ist optional, bei kleineren Unternehmen genügt je nach Bedarf auch eine Papierliste zum Abhaken. Digital sieht das Ausgabepersonal in einem Dashboard offene und ausgegebene Bestellungen auf einen Blick. Bei der Anmeldung per RFID-Karte/-Chip (zum Beispiel mit dem Mitarbeiterausweis) oder anstatt dessen per QR-Code erscheinen sofort die vorbestellten Gerichte. Nachbestellungen können auch direkt dort erfasst werden. Einen Eindruck bekommst du auf der Seite Ausgabe.

Ja. Nachbestellungen lassen sich direkt in der Ausgabe erfassen und werden auch in der nächsten Abrechnung berücksichtigt. Auch frei verkäufliche Gerichte, Getränke oder Snacks, die nicht vorbestellt werden müssen, lassen sich abbilden.

Ja, auch mehrere Ausgabestellen sind möglich, zum Beispiel bei mehreren Standorten oder Kantinen.

Ja. Nach der Anmeldung eines Benutzers, zum Beispiel per RFID-Karte/-Chip, kann in der Küche angezeigt werden, was vorbereitet werden muss. Dafür lässt sich zusätzlich ein Küchenmonitor (Tablet) einsetzen. Auch Pager-Systeme können integriert werden.

Ja. Es lassen sich automatisch Etiketten generieren, die auf die verpackten Mahlzeiten (Essensboxen, Tüten) geklebt werden. Der Inhalt der Etiketten wird individuell abgestimmt. So kann die Küche das Essen bereits vorab entsprechend vorbereiten.

Für lunchlist^® wird eine Internetverbindung benötigt. Bei Bedarf stehen alle Bestellungen aber zusätzlich auf Papierlisten zur Verfügung.

Nein. Für Bestellung und Administration reicht ein PC oder Laptop mit Browser, die Bestellung funktioniert auch per App. Soll die Ausgabe digitalisiert werden, wird zusätzlich ein Tablet benötigt, alternativ ein PC oder Laptop. Das Gleiche gilt für öffentliche Bestellterminals, zum Beispiel am Kantineneingang. Auch dafür genügt ein Browser mit Internetzugang, eine spezielle Installation ist nicht notwendig. Für eine stabile Verbindung empfehlen wir einen kabelgebundenen Netzwerkanschluss.

Ja. Wir bieten auch Komplettsysteme an, abgestimmte Lösungen mit Terminals und Zugang über RFID- oder Barcode-Systeme. Eindrücke dazu findest du auf der Seite Ausgabe.

Beides ist möglich. Wir können die Hardware liefern, in vielen Fällen stellt sie aber auch das Unternehmen selbst bereit, da sie sich dann direkt in die eigene IT-Infrastruktur einfügt. Viele nutzen Tablets wie ein Microsoft Surface oder ein iPad von Apple, alternativ auch ein Komplettsystem.

Ja. Für die Ausgabe lassen sich RFID- oder Barcode-Ausweise nutzen, die du bereits hast. Anstatt eines RFID- oder Barcode-Ausweises kann auch ein persönlicher QR-Code genutzt werden. Mehr dazu im Beitrag Essensausgabe: RFID, Barcode oder QR-Code.

Wird kein Komplettsystem verwendet, werden die Lesegeräte einfach per USB angesteckt, wie eine Tastatur. In der Regel setzen wir Geräte von ELATEC ein. Möglich sind auch in Terminals integrierte Lesegeräte, dazu beraten wir dich gerne. Mehr dazu im Beitrag RFID-Lesegeräte für die Essensausgabe.

Die Anmeldung kannst du flexibel gestalten – entweder manuell oder durch automatisierte Schnittstellen. So passt lunchlist^® gut in deine bestehenden Prozesse, egal ob du wenige oder viele Benutzer betreust.

Ja. In ihrem Profil können Mitarbeitende ihre Daten selbst ändern, zum Beispiel Namen, E-Mail-Adresse oder Passwort und bei SEPA-Lastschrift ihre Bankverbindung (SEPA-Daten) hinterlegen. Du kannst aber auch festlegen, dass bestimmte Änderungen unterbunden und nur zentral durch die Administration vorgenommen werden.

Ja. Statistiken zeigen, was bestellt wird und was nicht. Darüber hinaus stehen viele Auskünfte zu Bestellungen und weiteren Daten zur Verfügung.

Ja. Alle Daten können nach Excel oder CSV exportiert werden. Bei Bedarf stellen wir auch individuelle Berichte im Excel-, CSV- oder PDF-Format zur Verfügung, ganz nach Wunsch. Für Bewirtungen, also Bestellungen für Gäste und Lieferanten, die das Unternehmen trägt, können auch separate Exporte bereitgestellt werden.

Ja. Browser und App stehen auf Deutsch, Englisch und Tschechisch zur Verfügung. Bei Bedarf lassen sich weitere Sprachen ergänzen, wende dich dazu einfach an uns.

Ja, alles wird bargeldlos abgerechnet. Das ist für Mitarbeitende und Unternehmen gleichermaßen komfortabel. Auch Nachbestellungen an der Theke durch die Ausgabe erfolgen bargeldlos.

Je nach Abrechnungsmodell läuft die Zahlung über die Verrechnung mit Lohn und Gehalt oder per SEPA-Lastschrift. Beim Gehaltsabzug stellen wir die Abrechnungsdatei als CSV- oder Excel-Datei bereit, beispielsweise mit Personalnummer, Lohnart und Kostenstelle, im gewünschten Format und Inhalt. Sie lässt sich somit direkt in das Buchhaltungssystem integrieren. Alternativ gibt es die SEPA-Sammellastschrift: Mitarbeitende erteilen das SEPA-Lastschriftmandat selbst in der App oder im Browser. Beides kann auch gleichzeitig eingesetzt werden, zum Beispiel Gehaltsabzug für Mitarbeitende und SEPA-Lastschrift für externe Gäste. Welcher Weg zu deinem Betrieb passt, klären wir gemeinsam mit dir. Mehr dazu im Blogbeitrag zu Gehalt oder SEPA-Lastschrift.

Ja. Der bezuschusste Betrag fließt direkt in die Abrechnung ein. Wie hoch der Zuschuss jeweils ist, lässt sich jederzeit einsehen. Zusätzlich stehen die Daten zum Export bereit.

Nein. Durch die genannten Abrechnungsmethoden wird lunchlist^® in Deutschland nicht als Kassensystem eingestuft. Damit unterliegt es nicht der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV): Du brauchst keine TSE-Einheit, es besteht keine Bonpflicht. Das reduziert den organisatorischen Aufwand erheblich und beschleunigt die Einführung.

Ja. Wir realisieren individuelle Anbindungen an ERP-Systeme, DATEV, SAP und weitere Systeme, vor allem für die Abrechnung. Die Abrechnungsdaten stellen wir als Excel- oder CSV-Datei individuell im gewünschten Format und Inhalt bereit. Alternativ stehen Webschnittstellen (REST-API) zur Verfügung, um zum Beispiel auch den Import und die Aktualisierung von Benutzern oder Produkten zu automatisieren.

Ja. Wir bieten Standard-APIs an und erstellen bei Bedarf auch kundenspezifische Schnittstellen. Dabei berücksichtigen wir aktuelle Sicherheitsstandards. Gerne tauschen wir uns mit dir dazu aus und übermitteln dir eine Beispiel-Schnittstellenspezifikation.

Benutzer lassen sich manuell oder automatisiert pflegen, zum Beispiel per REST-Schnittstelle oder CSV-Import. So musst du nicht jeden Benutzer von Hand pflegen und Zugänge entfallen beim Austritt zuverlässig.

Ja, Automaten lassen sich per Telemetrie anbinden. Der Vorteil: Entnahmen an den Automaten sind damit in lunchlist^® enthalten und können gesammelt abgerechnet werden.

Ja. Sicherheit ist uns wichtig, deshalb haben wir alle Informationen dazu auf der Seite Sicherheit & Datenschutz zusammengestellt, unter anderem zu Hosting in Deutschland, Penetrationstests durch externe IT-Spezialisten und den Anforderungen des Cyber Resilience Act (CRA).

Ja. Die Hosting- und Dateninfrastruktur erfüllt strenge Datenschutz-Standards. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland und die Architektur ist so aufgebaut, dass sensible Informationen klar getrennt und nur berechtigten Rollen zugänglich sind.

Alle Daten liegen in deutschen Rechenzentren, sensible Daten werden verschlüsselt gespeichert. Die Kommunikation zwischen App, Browser und Server läuft ausschließlich verschlüsselt über HTTPS.

Über Berechtigungen lässt sich genau festlegen, wer was sieht: Beispielsweise erhalten Personal, Buchhaltung, Küche und Mitarbeitende jeweils nur die Daten, die sie für ihre Aufgabe brauchen. Benutzer können dafür gezielt Berechtigungen erhalten. Zugänge können zusätzlich per Zwei-Faktor-Authentifizierung abgesichert werden.

Ja. Wir sichern die Daten und setzen dokumentierte technische Maßnahmen um, sodass sie im Bedarfsfall wiederherstellbar sind. Das übernehmen wir vollständig für dich, sodass dir kein Aufwand entsteht.

Ja. Wir schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dir ab, entweder auf Basis unseres Standard-Vertrags oder, falls gewünscht, auf Basis deines eigenen.