Von der Strichliste zur Abrechnungsdatei
Aus 72 Stunden manueller Abrechnung werden rund 6: So funktioniert bargeldlose Abrechnung über Gehalt oder SEPA-Lastschrift – inklusive Export für Lohnbuchhaltung und ERP.
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Bargeld an der Kasse kostet Zeit, erzeugt Kassendifferenzen und macht die Abrechnung aufwendig. Bargeldlos heißt in der Betriebskantine meist: Der Betrag wird über das Gehalt abgezogen oder per SEPA-Lastschrift eingezogen. Beide Wege haben ihre Berechtigung.
Welcher Weg passt zu deiner Kantine?
Das hängt davon ab, wer die Abrechnung am Ende verarbeitet und wie gut Mitarbeitende angebunden sind. Wenn Personalnummern und Lohnarten ohnehin gepflegt werden, ist der Weg über das Gehalt naheliegend. Wenn Mitarbeitende nicht in deiner Lohnbuchhaltung geführt werden, ist die SEPA-Lastschrift die einfachere Variante.
Beides schließt sich nicht aus. In lunchlist® richtet sich der Abrechnungsweg nach dem gewählten Abrechnungsmodell. Auch eine gemischte Abrechnung ist möglich: Externe Gäste zahlen zum Beispiel per SEPA-Lastschrift und die interne Belegschaft über das Gehalt. Wie das für deinen Betrieb aussieht, klärst du am besten vorab im Gespräch.
Wie funktioniert die Abrechnung über das Gehalt?
Die Kantinenkosten werden pro Mitarbeitendem gesammelt und über die Gehaltsabrechnung abgezogen. Die Grundlage ist eine Abrechnungsdatei, die ihr an die Lohnbuchhaltung übergebt.
- Die Bestellungen und Ausgaben sind je Benutzer erfasst.
- Zuschüsse werden bei der Bestellung verrechnet.
- Zum Beispiel SAP, DATEV oder andere gängige Systeme lassen sich per Schnittstelle anbinden.
- Am Periodenende erzeugen wir eine CSV- oder Excel-Datei mit den nötigen Angaben (z. B. Personalnummer, Lohnart, Kostenstelle und Betrag). Wir erzeugen die Datei exakt so, wie du sie benötigst (Format, Inhalt usw.).
Wie funktioniert die SEPA-Lastschrift?
Mitarbeitende hinterlegen ihre Kontodaten und der Betrag wird per SEPA-Lastschrift eingezogen.
Das entlastet die Lohnbuchhaltung, weil keine Kantinenposten in die Gehaltsabrechnung fließen. Mitarbeitende erfassen ihre SEPA-Kontodaten direkt in der App oder im Browser in ihrem Profil. Damit erteilen sie zugleich das SEPA-Lastschriftmandat.
Gehalt oder SEPA-Lastschrift: Was unterscheidet beide Wege?
Der Unterschied liegt vor allem bei Aufwand, Beteiligten und Voraussetzungen.
| Kriterium | Gehaltsabrechnung | SEPA-Lastschrift |
|---|---|---|
| Wer verarbeitet? | Lohnbuchhaltung | Verwaltung oder Buchhaltung |
| Was hinterlegen Mitarbeitende? | Nichts zusätzlich | Kontodaten |
| Voraussetzung | Personalnummer und ggf. weitere Daten (z. B. Lohnart) | Kontodaten je Person |
| Geeignet für | Eigene Belegschaft | Auch Personen ohne Lohnabrechnung im Haus |
Was gilt für Gäste und Externe?
Gäste ohne eigenen Zugang laufen in der Regel nicht über das Gehalt oder die SEPA-Lastschrift der Mitarbeitenden. Für sie erfasst du die Bewirtung getrennt und ordnest sie einem Verantwortlichen zu, zum Beispiel über eine Kostenstelle. Wie das geht, beschreibt der Beitrag Gäste in der Kantine bewirten und sauber abrechnen.
Wie führst du den bargeldlosen Weg ein?
Am besten schrittweise und mit einem festen Stichtag. So vermeidest du Doppelwege und offene Posten.
- Abrechnungsweg festlegen und mit Lohnbuchhaltung und gegebenenfalls Betriebsrat abstimmen
- Exportdatei oder Zahlungsdaten einmal mit Testdaten prüfen
- Mitarbeitende rechtzeitig informieren, was sie hinterlegen oder beachten müssen
- Stichtag für das Ende der Barzahlung kommunizieren
- Nach dem ersten Abrechnungslauf Rückfragen auswerten und nachbessern
Wenn ein Essenszuschuss im Spiel ist, lohnt sich ein Blick auf Essenszuschuss richtig abrechnen.
