Bargeldlos in der Betriebskantine
Abrechnung über das Gehalt oder per SEPA-Lastschrift: Ablauf, Vor- und Nachteile und Kriterien, mit denen du den passenden Weg für deine Kantine wählst.
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Ein Lieferant kommt zur Besprechung, ein Bewerber bleibt zum Mittagessen, ein Kunde besucht das Werk. Das Essen ist schnell organisiert. Schwieriger ist die Frage, wer es am Ende bezahlt und wie das nachvollziehbar dokumentiert wird.
Wie bewirtest du Gäste, ohne ihnen einen Account anzulegen?
Du bestellst für sie in der Bewirtung. Die Bewirtung erweitert die normale Benutzeransicht, sodass du Mahlzeiten für Geschäftspartner, Lieferanten oder Besucher erfassen kannst. Die Gäste brauchen dafür keine Anmeldung.
Die Oberfläche funktioniert wie die normale Bestellung: Gerichte auswählen, Bestellung aufgeben, später in der Übersicht ansehen oder stornieren. Mehr dazu findest du auf der Seite Bewirtung.
Welche Angaben solltest du zum Gast erfassen?
Erfasse alles, was Küche, Ausgabe und Abrechnung später brauchen. Wer es sofort einträgt, spart Rückfragen per Telefon oder E-Mail.
- Name des Gastes und Firma
- Ankunftszeit, damit die Küche planen kann
- Allergien sowie vegetarische oder vegane Wünsche
- Tischplatz, wenn ihr einen reservieren möchtet
- Wer den Gast einlädt, damit klar ist, wer Ansprechperson und Verantwortlicher ist
Alle Angaben liegen zentral in der Bewirtung. Es gibt keine Zettel und keine Hinweise, die nur im Kopf eines Kollegen existieren.
Wie ordnest du Gäste einer Kostenstelle zu?
Lege vorab fest, welche Kostenstelle oder Abteilung die Bewirtung trägt. Halte das bei der Bestellung fest. In der Praxis lädt meist eine Abteilung oder ein Standort ein und genau dort soll der Betrag landen.
Die Abrechnung in lunchlist® kann pro Standort, Kunde oder Produkt ausgegeben werden. Exporte für die Buchhaltung enthalten unter anderem Kostenstellen. Wie sich die Kostenstelle bei einer Gastbestellung konkret hinterlegen lässt, ist hier noch offen. [TEXT FEHLT: Zuordnung von Kostenstelle oder Rechnungsempfänger bei Bewirtungsbestellungen, Freigabe durch Produktteam]
Wer ist Rechnungsempfänger: der Gast oder das Unternehmen?
Das entscheidest du pro Anlass vor der Bestellung. Es gibt im Wesentlichen drei Fälle:
- Das Unternehmen lädt ein: Die Kosten gehen auf eine interne Kostenstelle.
- Der Gast zahlt selbst: Du stellst eine Rechnung oder klärst die Zahlung vor Ort. [TEXT FEHLT: Abrechnung mit externen Gästen, Freigabe durch Produktteam]
- Ein Dritter trägt die Kosten: Zum Beispiel ein Kunde, mit dem das vereinbart ist, mit klarem Rechnungsempfänger.
Wichtig ist, dass die Regel intern einheitlich gilt. Sonst entstehen Streitfälle, wenn Beträge nachträglich zugeordnet werden müssen.
Was ist bei der Ausgabe zu beachten?
In der Ausgabe erscheinen Bestellungen von Mitarbeitenden und von Gästen übersichtlich in einer Liste. So erkennt die Ausgabe offene und bereits ausgegebene Bestellungen auf einen Blick. Wie das aussieht, zeigt die Seite Ausgabe.
Gäste haben in der Regel keinen Ausweis. Gib der Küche deshalb den Namen und die Ankunftszeit durch. Dann lässt sich das Essen ohne Rückfrage übergeben.
Checkliste für saubere Gästeabrechnung
- Anlass und einladende Abteilung vor der Bestellung klären
- Kostenstelle und Rechnungsempfänger festlegen
- Name, Firma, Ankunftszeit und Wünsche in der Bewirtung erfassen
- Bestellung rechtzeitig vor Bestellschluss aufgeben
- Bewirtungen am Monatsende kurz mit der Buchhaltung abgleichen
Wenn Mitarbeitende dauerhaft bargeldlos bezahlen, lies auch Bargeldlos in der Betriebskantine. Die Fristen für Gastbestellungen hängen vom Bestellschluss ab, siehe Bestellfristen sinnvoll festlegen.
Du möchtest Bewirtungen in deinem Betrieb strukturieren? In einer Demo zeigen wir dir den Ablauf.
Hinweis: Ob und wie Bewirtungskosten steuerlich zu behandeln sind, hängt vom Einzelfall ab. Bitte kläre das mit Steuerberatung oder Buchhaltung. Dieser Beitrag ersetzt keine Beratung.
