Bestellfristen und Bestellschluss sinnvoll festlegen: Planungssicherheit für Küche und Caterer

Ein später Bestellschluss ist bequem für Mitarbeitende, ein früher gibt der Küche Sicherheit. Beides gleichzeitig geht nicht. Die richtige Frist liegt dazwischen und hängt davon ab, wie lange deine Küche tatsächlich für Einkauf und Vorbereitung braucht.

Wie früh sollte der Bestellschluss liegen?

So früh, wie Küche oder Caterer ihn brauchen, nicht früher. Starte beim Vorlauf, nicht bei der Gewohnheit. Frage: Ab wann kann die Küche nicht mehr auf eine geänderte Zahl reagieren?

• Lieferzeiten für frische Ware und Bestellfristen beim Lieferanten
• Vorbereitungszeit für Gerichte, die lange dauern
• Anlieferzeit, wenn ein Caterer von außen liefert
• Zeit, die zur Auswertung der Bestelllisten nötig ist

Eine allgemeingültige Uhrzeit gibt es nicht. [TEXT FEHLT: Praxisbeispiel für typische Bestellfristen, nur mit freigegebener Quelle]

Warum sind Fristen für die Planung so wichtig?

Weil die Küche nur dann sicher planen kann, wenn die Zahl der Portionen vor dem Kochen feststeht. Wer weiß, wie viele Portionen gebraucht werden, kauft und kocht passender. Das spart Ware und reduziert Reste. Der Zusammenhang steht im Beitrag Weniger Essensreste durch Vorbestellung und im Überblick Lebensmittelverschwendung in der Kantine.

Ohne feste Frist kommen Bestellungen und Änderungen bis kurz vor der Ausgabe. Die Küche plant dann mit Puffer und genau dieser Puffer wird zu Überproduktion.

Verpflichtend oder optional: Wie streng soll die Vorbestellung sein?

Das hängt vom Betrieb ab. In lunchlist^® kannst du die Vorbestellung je Standort verpflichtend oder optional einrichten.

• Verpflichtend: Wer essen möchte, bestellt vorher. Das gibt maximale Planungssicherheit, braucht aber klare Regeln für Ausnahmen.
• Optional: Es gibt Vorbestellungen und zusätzlich spontane Käufe. Das ist flexibler, aber schwerer zu planen.

Ein Mittelweg ist denkbar: Vorbestellung als Standard und Nachbestellung an der Ausgabe für Restmengen. Wie das an der Theke aussieht, zeigt die Seite Ausgabe.

Wie gehst du mit Änderungen und Stornierungen um?

Mitarbeitende dürfen bis zum Bestellschluss ändern oder stornieren, danach nicht mehr. In der Bestellung sehen sie ihre Bestellungen und können sie bis zum Bestellschluss stornieren. Änderungen und Stornierungen sind nachvollziehbar.

Eine klare Regel verhindert Diskussionen: Nach dem Bestellschluss gilt die Bestellung. Für echte Ausnahmen, etwa Krankheit, solltest du einen Ablauf festlegen und kommunizieren. [TEXT FEHLT: Umgang mit Ausnahmen nach Bestellschluss in lunchlist, Freigabe durch Produktteam]

Brauchen mehrere Standorte oder Kunden unterschiedliche Fristen?

Oft ja und das lässt sich einstellen. Fristen sind je Kantine oder Standort konfigurierbar. Caterer können Fristen zudem je Mandant festlegen und so jedem Kunden eigene Zeiten geben.

Das ist sinnvoll, wenn Standorte unterschiedlich beliefert werden oder eigene Küchen mit anderem Vorlauf haben. Mehr dazu in Mehrere Standorte, ein System und Mandantenverwaltung für Caterer.

Wie kommen die Zahlen zur Küche?

Nach dem Bestellschluss steht die Bestellliste. Übersichtliche Bestelllisten kommen als PDF per E-Mail und bilden das Tagesgeschäft ab. In der Administration siehst du die Bestellungen zusätzlich im Überblick.

Für Gäste gilt der gleiche Bestellschluss. Plane ihn bei der Einladung mit ein, wie im Beitrag Gäste bewirten und abrechnen beschrieben. Und für die Ausgabe selbst helfen schnelle Verfahren, wie in RFID, Barcode oder QR-Code verglichen.

Checkliste für den Bestellschluss

• Vorlauf von Einkauf, Küche und Lieferung erfragen
• Bestellschluss je Standort oder Mandant festlegen
• Entscheiden, ob Vorbestellung verpflichtend oder optional ist
• Regel für Ausnahmen und Nachbestellungen festlegen
• Mitarbeitende vorab informieren, zum Beispiel über Ankündigungen in der Anwendung
• Nach einigen Wochen die Frist prüfen und gegebenenfalls anpassen

Du möchtest Fristen für deine Standorte besprechen? Melde dich über den Kontakt oder sieh dir den Ablauf in einer Demo an.