Mehrere Standorte, ein System: So gelingt die zentrale Verwaltung
Unterschiedliche Fristen, Preise und Abläufe – und trotzdem eine gemeinsame Verwaltung. So funktioniert Mandantenfähigkeit im Praxisbetrieb.
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Ein Caterer beliefert nicht eine Kantine, sondern viele: Das Chemieunternehmen will bis 9 Uhr bestellen lassen, die Klinik bis zum Vortag, der Mittelständler zahlt einen anderen Preis und zeigt ein anderes Sortiment. Wer das mit Tabellen, Zurufen oder mehreren getrennten Systemen löst, verliert schnell den Überblick. Die Lösung ist eine saubere Mandantenverwaltung.
Was ist ein Mandant – und warum braucht ein Caterer ihn?
Ein Mandant ist ein abgegrenzter Bereich, in der Regel ein Kunde oder Standort. Seine Daten, Einstellungen und Benutzer sind von den anderen Mandanten getrennt. Du als Caterer behältst trotzdem alles in einer Oberfläche und mit einem Login im Blick. Ein neuer Kunde ist damit ein neuer Mandant – kein neues Projekt und kein neues System.
Was sich pro Kunde unterscheiden darf
- Preise: Dasselbe Gericht kann für jeden Kunden anders kalkuliert sein – inklusive eines eigenen Essenszuschusses.
- Bestellfristen: Jeder Kunde hat eigene Fristen für Bestellung und Stornierung, passend zu Produktion und Lieferzeiten.
- Produkte und Speiseplan: Nicht jeder Kunde bekommt das ganze Sortiment. Du entscheidest je Mandant, welche Gerichte angeboten werden.
- Zugriffe: Mitarbeitende sehen nur ihren eigenen Kunden. Die Verwaltung behältst du zentral in der Hand.
- Auftritt: Logo, Farben und Sprache lassen sich je Kunde anpassen, damit die App zum jeweiligen Unternehmen passt.
Der Vorteil gegenüber getrennten Lösungen
- Einmal pflegen: Produkte samt Preisen, Allergenen und Zusatzstoffen pflegst du an einer Stelle statt in mehreren Systemen.
- Weniger Fehler: Keine doppelten Eingaben und keine verwechselten Preislisten.
- Ein Blick auf alles: Bestellungen und Auswertungen siehst du je Kunde oder insgesamt – das erleichtert die Produktionsplanung.
- Schneller Start: Ein neuer Kunde ist ein neuer Mandant im selben Konto – ohne eigenes System und ohne neue Einarbeitung.
Abrechnung ohne Umwege
Gerade bei der Abrechnung zahlt sich die Trennung aus: Du rechnest je Kunde, Standort oder Produkt getrennt ab. Die Abrechnungsdatei lässt sich für die Lohnbuchhaltung oder dein ERP exportieren. Weitere Hintergründe findest du im Beitrag Von der Strichliste zur Abrechnungsdatei.
Ein Beispiel
Ein Caterer beliefert drei Betriebe. Betrieb A bestellt bis 9 Uhr am Vortag und bekommt ein Menü mit drei Gerichten. Betrieb B bestellt am selben Morgen und bezuschusst Essen prozentual. Betrieb C wählt aus dem vollen Sortiment und zahlt per SEPA-Lastschrift. Alles läuft in einem Konto, jeder Kunde sieht nur seine eigene Welt und am Monatsende entstehen drei getrennte Abrechnungen.
Tipps für den Start
- Lege eine Standardkonfiguration fest und weiche nur ab, wenn der Kunde es wirklich braucht.
- Halte Fristen, Preise und Sortiment pro Kunde schriftlich fest, bevor du sie einträgst.
- Starte mit einem Pilotkunden und nimm die Erfahrungen für die weiteren Mandanten mit.
- Gib Zugriffe nur so weit frei, wie sie wirklich gebraucht werden.
Mehr zum Thema findest du bei den Funktionen und im Beitrag Mehrere Standorte, ein System. Im Online-Termin zeigen wir dir gern, wie das für deine Kunden aussehen kann.
