In 5 Schritten zur digitalen Kantine
Von der Bestandsaufnahme bis zum Go-live: eine praxiserprobte Checkliste in fünf Schritten – mit typischen Stolpersteinen und Beispielzeitplan.
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Die monatliche Kantinenabrechnung gehört in vielen Unternehmen zu den ungeliebten Pflichtaufgaben: Bestellungen zusammentragen, Preise und Zuschüsse zuordnen, Tippfehler suchen, Rückfragen beantworten – und am Ende alles an die Lohnbuchhaltung übergeben.
Der manuelle Weg
Bei 100 Mitarbeitern kommen schnell etwa 6 Stunden pro Monat zusammen – das sind 72 Stunden im Jahr. Dazu kommen Fehler: Ein falsch geschriebener Name oder eine vergessene Bestellung führen zu Nachfragen und Korrekturbuchungen.
Der digitale Weg
Mit lunchlist® sind Bestellungen und Ausgaben einem Benutzer zugeordnet. Zuschüsse werden automatisch verrechnet und die Abrechnung entsteht per Export – zum Beispiel als Datei für die Lohnbuchhaltung (CSV mit Personalnummer, Lohnart und Kostenstelle) oder als SEPA-Lastschrift. Mitarbeitende sehen ihre Bestellhistorie samt Kosten jederzeit selbst.
Die Rechnung
| Position | Stunden / Jahr | Kosten / Jahr (35 € / h) |
|---|---|---|
| Manuelle Abrechnung (72 h pro Jahr) | 72 h | 2.520 € |
| Abrechnung per Export (6 h pro Jahr) | 6 h | 210 € |
| Ersparnis | 66 h | 2.310 € |
| pro Mitarbeiter und Jahr | 23,10 € |
Der Effekt geht über die Zeitersparnis hinaus: weniger Fehler, weniger Rückfragen und eine nachvollziehbare Datenbasis. Gerade bei mehreren Standorten oder Kostenstellen lässt sich die Abrechnung pro Produkt, Kunde oder Standort ausgeben.
Und die Integration?
Wer DATEV, SAP oder ein anderes ERP nutzt, kann über REST-Schnittstellen oder CSV-Exporte anbinden – einschließlich nächtlicher Benutzerabgleiche. So wie bei der Dr. Wolff Group oder bei MK Versuchsanlagen.
Worauf es bei der Einrichtung ankommt
- Abrechnungsweg festlegen: Gehaltsabrechnung, SEPA-Lastschrift oder Rechnung
- Zuordnung zu Personalnummer, Lohnart und Kostenstelle klären
- Exportformat mit der Lohnbuchhaltung abstimmen und einmal testen
Ist das einmal eingerichtet, läuft die monatliche Abrechnung per Export – ohne Strichlisten und mit nachvollziehbarer Datenbasis.
Hinweis: Alle Zahlen sind eine Beispielrechnung mit den genannten Annahmen und keine Garantie. Deine individuellen Werte können abweichen – wir rechnen sie gern gemeinsam mit dir durch. Preisbasis: lunchlist® Standard ab 99 € pro Monat für bis zu 100 Mitarbeiter.
