DSGVO in der Kantine: Worauf du achten solltest
Bestelldaten sind personenbezogene Daten. Worauf Betriebe achten sollten, woran du eine datenschutzfreundliche Lösung erkennst – und eine Checkliste für den Alltag.
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„Das klingt gut, aber wie aufwendig ist die Umstellung?“ Diese Frage hören wir am häufigsten. Die gute Nachricht: lunchlist® ist eine Cloud-Lösung, du brauchst weder Server noch eigenes IT-Know-how. Mit einer klaren Reihenfolge läuft der Start in der Regel in wenigen Tagen.
Schritt 1: Bestandsaufnahme
Wie wird heute bestellt, ausgegeben und abgerechnet? Notiere, wer beteiligt ist (Küche, Sekretariat, Personalabteilung) und wo es hakt. Diese Liste ist später dein Maßstab für den Erfolg.
Schritt 2: Regeln festlegen
- Bestellfristen: bis wann darf bestellt und storniert werden, ggf. je Standort oder Schicht?
- Essenszuschuss: prozentual, fest oder gar nicht – und für welche Gruppen?
- Ausgabe: RFID-Ausweis, QR-Code oder Auswahl am Terminal?
- Abrechnung: Lohnabzug, SEPA-Lastschrift oder Rechnung an Kostenstellen?
Schritt 3: Stammdaten vorbereiten
Benutzer legst du manuell an oder importierst sie per CSV bzw. Schnittstelle. Produkte samt Preisen, Allergenen und Zusatzstoffen pflegst du direkt in lunchlist®. Bestehende Mitarbeiterausweise können weiterverwendet werden.
Schritt 4: Pilotphase
Starte mit einer kleinen Gruppe – etwa einer Abteilung oder einem Standort. So testest du Bestellung, Bestellliste, Ausgabe und Abrechnungsdatei unter realen Bedingungen. Bei der Dr. Wolff Group lief der Go-live ebenfalls nach einer Pilotphase.
Schritt 5: Go-live und Kommunikation
Informiere alle Mitarbeitenden kurz und konkret: Wo bestelle ich, bis wann und was tue ich bei Fragen? Ein Aushang mit QR-Code zur App und eine kurze Mail reichen meist aus. Danach lohnt sich ein Blick in die Statistiken, um das Sortiment nachzuschärfen.
Häufige Stolpersteine
- Zu viele Ausnahmen beim Start – lieber erst einfach, dann verfeinern.
- Fehlende Zuständigkeiten – benenne einen Ansprechpartner pro Standort.
- Unklare Fristen – kommuniziere sie sichtbar in App und Speiseplan.
Du willst den Ablauf auf deinen Betrieb übertragen? Im Online-Termin gehen wir die fünf Schritte gemeinsam durch.
Beispiel-Zeitplan
- Woche 1: Bestandsaufnahme, Regeln und Stammdaten
- Woche 2: Pilot mit einer kleinen Gruppe
- Woche 3: Go-live für alle, begleitet von kurzer Kommunikation
Das ist ein Beispielverlauf – in vielen Fällen geht es schneller, bei mehreren Standorten dauert es etwas länger. Wichtig ist ein fester Ansprechpartner je Standort.
