Was ist in der Administration möglich?
Bestellungen, Kantinen, Benutzer und Abrechnung laufen zentral in einem übersichtlichen System zusammen, alles wird direkt im Browser verwaltet.
Die Administration ist die Schaltzentrale für das Betriebsessen. Hier wird gepflegt, was die Nutzer später in der Bestellung sehen. Zugleich bleibt im Blick, was bestellt und abgerechnet wird.
- Produkte, Benutzer und Kantinen komfortabel pflegen
- Bestellungen einsehen und Bestelllisten als PDF oder Excel an die Küche senden
- Benutzer anlegen, in Gruppen organisieren und Berechtigungen vergeben
- Menüs, Preise und Öffnungszeiten pro Standort festlegen
- Bestellfristen und Zuschüsse flexibel einstellen
- Infos und Ankündigungen direkt in der Anwendung bereitstellen
- Zahlungs- und Bestellstatistiken für Buchhaltung und Controlling
- Transparente Abrechnung
- Und vieles mehr ...
Für wen ist die Administration gedacht?
Für alle, die Verpflegung organisieren: Kantinenbetreiber, Caterer, Betriebsküchen und die Verantwortlichen in Unternehmen, ob mit einem Standort oder mit mehreren. Dafür ist keine eigene IT-Infrastruktur nötig, die Administration läuft komplett im Browser.
Bestellungen im Überblick
Die Bestellverwaltung gibt einen Überblick über alle eingehenden Bestellungen in Echtzeit. Bestellungen lassen sich einsehen, ändern oder stornieren und Bestelllisten gehen automatisiert an die zuständige Küche oder das Cateringteam.
So sinkt der Stress in der Ausgabephase und Fehlbestellungen werden vermieden. Nach Ablauf der Bestellfrist kann die Liste auch automatisch per E-Mail versendet werden, ohne dass jemand daran denken muss. Schon vorab kann die Küche automatisch einen Zwischenstand erhalten, damit früh eine grobe Planung möglich ist.
Kantinen und Standorte
Mit der Kantinenverwaltung lassen sich mehrere Standorte und deren spezifische Angebote zentral steuern. Unterschiedliche Menüs lassen sich festlegen, ohne dass jeder Standort ein eigenes System benötigt. Individuelle Bestellfristen oder auch Abholzeiten können hinterlegt werden, damit Stoßzeiten bei der Abholung vermieden werden. Schließtage lassen sich frei konfigurieren und Feiertage können importiert werden.
Die Kantinenverwaltung eignet sich für Kantinen, Betriebsküchen oder Catering-Standorte in mehreren Gebäuden, ebenso für Caterer, die mehrere Kunden beliefern und sauber trennen möchten.
Bestellfristen
Jede Bestellung hat eine Bestellfrist, die der Betrieb festlegt. Je nach Standort, Schicht oder auch je nach Lieferant oder Caterer lassen sich eigene Zeiten definieren. Die Frist gilt auch für die automatisch übermittelte Bestellliste.
Nach Ablauf der Bestellfrist kann die Administration noch eingreifen und stornieren, falls noch Änderungen notwendig sind. Das hilft zum Beispiel bei Krankmeldungen oder kurzfristigen Planänderungen. Auch Nachbestellungen sind nach Ablauf der Bestellfrist über die Administration möglich. Außerdem können Bestellungen auch nach der Bestellfrist noch an andere Mitarbeitende übertragen werden.
Benutzer, Gruppen und Berechtigungen
Die Benutzerverwaltung macht es leicht, Konten für Mitarbeitende und Abteilungen anzulegen, anzupassen oder zu löschen, etwa bei Personalwechseln oder neuen Standorten. Benutzer lassen sich in Gruppen organisieren, außerdem können gezielt Berechtigungen vergeben werden.
Das sorgt für eine übersichtliche, datenschutzkonforme Struktur: Administration, Küche, Ausgabe und Mitarbeitende sehen nur das, was sie für ihre Aufgabe brauchen.
Zugänge lassen sich manuell oder über automatisierte Schnittstellen einrichten. Über einen Benutzerabgleich per REST-Schnittstelle oder Excel/CSV-Import werden neue Benutzer automatisch angelegt und es entfallen Zugänge beim Austritt zuverlässig (mehr dazu im Beitrag Individuelle Anpassung). Alternativ steht die Registrierung durch die Mitarbeitenden selbst zur Verfügung. So passt lunchlist® zu den bestehenden Abläufen im Betrieb, egal ob wenige oder viele Personen bestellen.
Produkte und Speiseplan
In der Produktverwaltung werden Menüs und Gerichte mit Preisen, Allergenen und Zusatzstoffen gepflegt. Dazu lässt sich eine Vielzahl weiterer Informationen hinterlegen, etwa Produktbilder und Symbole. Produkte lassen sich jederzeit hinzufügen, anpassen oder deaktivieren, auch bei saisonalen Angeboten, vegetarischen oder veganen Alternativen und Preisänderungen. Auch eine Bestandsverwaltung oder die Limitierung der Anzahl von Bestellungen für bestimmte Produkte sind möglich.
Alles, was hier geändert wird, erscheint automatisch im Browser und in der App der Nutzer. Auf Wunsch lässt sich der Speiseplan auch als PDF bereitstellen, etwa für einen Aushang. Das erspart ein separates Erstellen.
Beliefern mehrere Caterer oder Lieferanten den Betrieb, können sie mit entsprechenden Berechtigungen ihr Angebot direkt selbst pflegen.
Abrechnung und Zuschüsse
Die Bezahlung läuft bargeldlos über die Gehaltsabrechnung oder per SEPA-Lastschrift. Das lässt sich auch individuell handhaben: Interne Mitarbeitende zahlen zum Beispiel über die Gehaltsabrechnung und externe Personen per SEPA-Lastschrift.
Die Abrechnungsübersicht liefert übersichtliche Zahlungs- und Bestellstatistiken, die sich leicht an Buchhaltung oder Controlling übergeben lassen. Dafür gibt es Standardschnittstellen, zum Beispiel zu DATEV oder SAP. Auf Wunsch stellen wir die Abrechnungsdateien im gewünschten Format mit passenden Spalten und Inhalten bereit, sodass sie sich direkt im Buchhaltungssystem importieren lassen.
Essenszuschüsse sind prozentual oder als fester Betrag möglich und gelten je nach Einstellung für bestimmte Benutzergruppen. Bei der Bestellung werden sie automatisch verrechnet.
Für die Lohnbuchhaltung stellen wir eine Abrechnungsdatei als Excel oder CSV bereit, zum Beispiel mit Personalnummer, Lohnart und Kostenstelle, auf Wunsch auch automatisiert per E-Mail, so wie der Betrieb sie braucht. Alternativ binden REST-Schnittstellen weitere Systeme an (siehe Beitrag Individuelle Anpassung).
Auch zusätzliche Abrechnungsdateien, Übersichten und Auswertungen stellen wir individuell für dich bereit, ganz nach den Anforderungen deines Betriebs. Sie sind in allen gängigen Formaten möglich, zum Beispiel als Excel, CSV oder PDF.
Infos und Ankündigungen
Aktionen, geänderte Öffnungszeiten oder andere Neuigkeiten lassen sich direkt in der Anwendung mitteilen. Mitarbeitende erfahren es dort, wo sie ohnehin bestellen. Aushänge sind nicht nötig. Zusätzlich können E-Mails versendet werden und in der App können Informationen als Push-Nachricht auf das Smartphone versendet werden.
Mandantenverwaltung
Du bist Caterer und belieferst mehrere Unternehmen? Dann ist jedes dieser Unternehmen ein Mandant und alle Mandanten und ihre Bestellungen verwaltest du zentral in einem Konto.
Bestellfristen, Preise und Zuschüsse können je Mandant festgelegt werden, Produkte lassen sich auch nur für bestimmte Mandanten bereitstellen. Die Abrechnung ist pro Mandant getrennt möglich und jeder Mandant sieht ausschließlich seine eigenen Daten. Mehr dazu im Beitrag Mandantenverwaltung für Caterer.
Und vieles mehr
Das war nur ein grober Überblick. Die Administration bietet viele weitere Funktionen und Einstellungen, mit denen sich lunchlist® an die Abläufe deines Betriebs anpassen lässt. Mehr dazu findest du auf der Seite Funktionen oder wir zeigen es dir gern in einem unverbindlichen Online-Termin.